Contexto e desafios

Criada em 1979 por 26 médicos, a Unimed Vitória foca em ser referência no cooperativismo e em soluções de saúde. A cooperativa realiza, desde 2003, o Ciclo de Revisão do Planejamento Estratégico. Esse modelo gerencial aciona todas as lideranças da organização para uma conversa detalhada. Além da estruturação de objetivos estratégicos e metas, há a definição de projetos que têm o papel de potencializar resultados.

Após a revisão da estratégia dos próximos quatro anos, um evento para dar o pontapé inicial nos novos desafios é realizado. Nele, as lideranças são instruídas a disseminar o que foi combinado e definido aos colaboradores. E, para isso acontecer de forma casual, a Unimed Vitória foca na criação de materiais e canais de comunicação mais lúdicos.

No entanto, em 2012, a cooperativa percebeu, por meio de uma pesquisa interna, que os colaboradores se mostravam envolvidos apenas durante o lançamento do Planejamento Estratégico. Por isso e para aumentar o engajamento dos trabalhadores mensalmente, a organização implementou a iniciativa: Boas Práticas na Disseminação do Planejamento Estratégico da Unimed Vitória.

Em um primeiro momento, a ideia tinha como objetivo difundir mensalmente os resultados estratégicos da cooperativa. Para isso, as lideranças contam materiais customizados que evidenciam a contribuição e o impacto de cada equipe nos números positivos da organização.

Desenvolvimento e metodologia

Para que o processo de disseminação mensal dos resultados fosse efetivo, a Unimed Vitória focou em desenvolver uma metodologia clara e completa dividida em dois níveis. São eles: o Acompanhamento do Planejamento Estratégico (APE) Tático e o Estratégico.

O APE Tático consiste em um fórum com todos os superintendentes e gestores. Lá, eles analisam indicadores e projetos diretamente relacionados aos objetivos estratégicos definidos. Já o APE Estratégico analisa a causa e efeito dos resultados estratégicos com o conselho de administração, a diretoria executiva e os superintendentes.

Após a apresentação dos resultados estratégicos, a gerência de estratégia, projetos e processos envia uma apresentação customizada para cada uma das lideranças. A ideia é mostrar como a contribuição de cada equipe foi impactante.

Com o relatório em mãos, as lideranças conversam com os colaboradores e os incentivam a engajarem na busca por soluções para os desafios estabelecidos. Vale ressaltar que a disseminação das informações é registrada junto a uma lista de presença e enviada à coordenação de estratégia e projetos.

Além disso, pesquisas internas e ligações aleatórias também fazem parte do controle da iniciativa. As ligações verificam se o conteúdo foi realmente compartilhado e se o colaborador compreendeu as informações. Assim, é possível identificar fraquezas, ou áreas que precisam de mais atenção.

Materiais e canais de comunicação

A Unimed Vitória também pensou em maneiras de aumentar ainda mais a comunicação entre as lideranças e os colaboradores. O objetivo é deixar os comunicados sobre os resultados estratégicos e as metas ainda mais acessíveis.

• Gestão à vista: quadro disponível para facilitar a disseminação dos resultados estratégicos para as áreas.
• Jornal falado: pessoa vestida de jornal com a função de compartilhar as informações do Planejamento Estratégico com a equipe assistencial.
• Intranet: portal de comunicação interna dos colaboradores. Lá, eles podem conferir o mapa estratégico.
• Unifatos: revista com pauta mensal sobre o Planejamento Estratégico.
• Portal de Gestão & Governança: software de transparência para a gestão das lideranças.
• Unimed Integra: encontros mensais com as lideranças e colaboradores importantes para a disseminação de informações.
• Tema lúdico: frases que envolvem a cooperativa no alinhamento estratégico e no cumprimento das metas e objetivos. São usadas banners, descanso de tela dos computadores e quadros de gestão à vista.
• Kick-off do Planejamento Estratégico: evento onde a diretoria executiva compartilha com as lideranças as responsabilidades pelo compartilhamento das metas e desafios, e a importância do envolvimento dos colaboradores.

Resultados e aprendizados

Desde sua criação, em 2012, a iniciativa já passou por diversas mudanças. Com o objetivo principal de disseminar resultados e metas para todos da cooperativa, a organização sempre foca em melhorias.

Alinhada com o quinto princípio cooperativista, a Unimed Vitória promoveu, até 2017, dez mudanças significativas.

Em 2012:

• Resultados do balanço estratégico e de desafios a serem alcançados são disponibilizados para toda a equipe;
• Jogos interativos e lúdicos sobre o Planejamento Estratégico são criados e disponibilizados;
• Pesquisa de disseminação do planejamento é implantada dentro da intranet.

Em 2014:

• Envio mensal de material customizado às lideranças;
• Avaliação do nível de compreensão dos colaboradores sobre seus papéis na organização.

Em 2015:

• Envio do registro da disseminação do Planejamento Estratégico se tornou obrigatório;
• A ferramenta de pesquisa sobre a compreensão dos colaboradores foi aprimorada para identificar fraquezas.

Em 2016:

• Implantação do Jornal Falado;
• Coordenação de estratégia e projetos aumentou sua atuação junto às lideranças.

Em 2017:

• Implantação da rotina mensal de ligar para os colaboradores e os questionar sobre sua compreensão do Planejamento Estratégico.

Resultados quantitativos e qualitativos

A iniciativa Boas Práticas na Disseminação do Planejamento Estratégico da Unimed Vitória foi um sucesso desde seu início. De 2012 a 2016, a amostra de colaboradores entrevistados aumentou de 77 para 632. Já o grau de conhecimento dos entrevistados sobre o Planejamento Estratégico foi de 64% para 79%.

Além disso, em 2016, 88% dos colaboradores revelaram que as lideranças reúnem a equipe para apresentar os resultados do Plano Estratégico. Já 82% afirmaram que conhecem as metas estratégicas de suas áreas. 

Mas não é só nos números que a ação está fazendo sucesso. A iniciativa venceu dois prêmios: o Balanced Scorecard Hall of Fame for Executing Strategy e o Prêmio Sescoop Excelência em Gestão. 

CONTATO DA COOPERATIVA

Fabrícia Kirmse, coordenadora de Comunicação - fcaldas@unimedvx.com.br