Contexto e desafios

A Diretoria Executiva juntamente com o Conselho de Administração definiu diretrizes estratégicas de curto e longo prazos durante o Planejamento Estratégico de maneira a resguardar os interesses das partes relacionadas, levando em conta os riscos corporativos alinhados aos objetivos estratégicos. Observou ainda, um baixo envolvimento dos colaboradores e, diante disso, levantou-se a necessidade de aprimorar seu relacionamento e o desempenho de suas funções na cooperativa. Coube ao Grupo Estratégico promover ações e estratégias para despertar a conscientização e compreensão dos colaboradores no seu importante papel para o crescimento, união, fortalecimento da imagem e sustentabilidade da cooperativa.

Desenvolvimento e metodologia

Em março de 2022 foi criado o grupo estratégico, cujos objetivos são:

• Desdobrar a reflexão estratégica da diretoria, consolidar nossa identidade corporativa e levar ao conhecimento dos colaboradores as diretrizes e estratégias da cooperativa;
• Acompanhamento e execução da estratégia;
• Despertar a consciência dos colaboradores para a importância do seu papel na sustentabilidade e no fortalecimento da imagem da instituição;
• Reforçar sua responsabilidade no alcance das metas do planejamento estratégico;
• Estimular a capacidade criativa dos colaboradores. Entender que o nosso propósito é fundamental para o aperfeiçoamento e alinhamento de nossos processos, e consequentemente o sucesso de nossa operadora.

O grupo executivo se reúne mensalmente, todas as reuniões são registradas em ata, para acompanhamento e execução da estratégia, utilizando ferramentas de gestão como PDCA e sistema de gestão da qualidade.

O uso das ferramentas de gestão possibilita o acompanhamento da execução das estratégias organizacionais de forma rápida e segura. O PDCA é utilizado para garantir que todo o planejamento seja executado em consonância com os objetivos estratégicos.

A equipe de liderança é orientada a utilizar as ferramentas e o sistema de gestão, para, mensalmente, apresentar os resultados via Boletim. O boletim traz os principais indicadores, projetos e iniciativas das áreas, atrelados aos principais riscos e é apresentado à alta gestão. Tal prática foi implementada para alinhar as informações com todas as bases. Não havia até então um instrumento que garantisse que a informação estratégica chegasse conforme descrita e o monitoramento que garantisse à alta gestão a tomada de decisão.

Para atingir as metas e objetivos estratégicos traçados, o grupo estratégico e a Diretoria Executiva realizam um acompanhamento contínuo dos indicadores por meio de reuniões mensais conduzidas por uma consultoria especializada. Nos encontros, denominados Avaliações gerenciais mensais - AGM, os responsáveis de cada área se reportam diretamente aos diretores, apresentando o andamento das ações propostas no Planejamento Estratégico e os resultados já alcançados.

Dessa forma, a gestão garante a firmeza na execução do planejamento estratégico e orçamentário e no controle adequado dos custos, possibilitando que as metas sejam revisadas, quando necessário, e alcançadas ao final do exercício.

Embasados nessa metodologia, os colaboradores foram convidados a se reunir com a equipe estratégica para pensar a operadora como um todo e expor e discutir ideias. A partir daí, foi desenvolvido o projeto “Melhor Empresa para se trabalhar no Vale do Aço”, com intuito de trabalhar o sentimento de pertencimento dos colaboradores. Além disso, os colaboradores foram convidados a participar da construção do estudo de cenários, com horizonte de dois anos.

Foram feitas reuniões com a gestão para apresentação do Planejamento Estratégico, projetos para estudos e verificar a possibilidade de sua implantação, que instigou os participantes a debaterem e refletirem sobre o planejamento e suas metas, dentro da perspectiva de cada setor. Foi lançado um site para o cadastro de projetos inovadores, com o objetivo de permitir que todas as esferas da cooperativa proponham ideias e ações que possam melhorar o clima organizacional, aperfeiçoar processos e trazer mais qualidade e excelência a operadora.

Ao final da ação obtivemos 89 ideias cadastradas, destas, 12 foram incorporadas no Plano Estratégico, e outros encaminhados ao grupo de inovação. Como forma de agradecimento pelo engajamento, a operadora homenageou os colaboradores e setores que mais enviaram projetos de inovação para a plataforma disponibilizada. Nessa metodologia, ficou evidenciado para os colaboradores que é necessário somar forças com a gestão para o crescimento da operadora, aliado ao bom clima organizacional, resultando na excelência do atendimento as partes interessadas.

Resultados e aprendizados

Com o desenvolvimento da prática, houve, a percepção do potencial das equipes, para alcance da estratégia. Além disso, com os projetos implantados, foi possível melhorar práticas relativas ao processo de governança, experiência do beneficiário, relacionamento com o cooperado, sustentabilidade e gestão de pessoas. A operadora, desde a implantação, passa por uma mudança em sua cultura organizacional, e tornou-se perceptível a compreensão da responsabilidade de cada um, refletindo no bom resultado e na excelência dos serviços prestados.

Integração com outras práticas

A prática acarreta benefícios internos, como sinergia entre as áreas e melhoria de processos, entendimento do negócio, a comunicação eficaz, o crescimento da operadora e a transparência nos processos de governança. Essa prática também permite o reforço de nosso propósito, missão, visão e valores da cooperativa e enriquece o relacionamento com os cooperados. A prática também está integrada à estratégia de gestão de pessoas, possibilitando a retenção de talentos, e ao alcance da excelência no atendimento as partes interessadas, um dos nossos maiores objetivos.

Resultados alcançados com a aplicação da prática

Evidenciou-se o resultado positivo da implantação da prática na pesquisa de clima organizacional, satisfação dos colaboradores de 82%, satisfação dos cooperados em relação ao processo de governança 92% e na pesquisa para medir a percepção dos colaboradores quanto ao desdobramento do Planejamento Estratégico, obtivemos uma média de participação de 72,6%, onde 96% dos colaboradores conhecem a estratégia da Operadora.

Resultados Qualitativos:

Maior integração da Alta gestão com os cooperados e colaboradores, P.E. estruturado e alinhado aos princípios organizacionais e as necessidades das partes interessadas com acompanhamento do grupo executivo e alta gestão; Forte alinhamento ao Propósito, gestão com foco no cliente, pessoas e cooperados. Gestão de Riscos Organizacionais, Sentimento de satisfação e pertencimento por parte dos colaboradores e minimização de conflitos internos, promovendo a melhora do clima organizacional.

Contato da Cooperativa

indiara@unimedvaledoaco.coop.br