Contexto e desafios

A iniciativa foi impulsionada pela intrincada complexidade do controle da frota interna da Coocafé, composta por mais de 150 veículos, incluindo tanto automóveis quanto motocicletas. A escassez de informações vitais, como a identificação dos usuários, localização, operacionalidade, utilização, custos operacionais reais, desempenho dos condutores, eficácia das oficinas de manutenção e gestão de infrações de trânsito, tem tornado a gestão de ativos um desafio formidável. Além disso, a ausência de políticas definidas para o uso e manutenção dos veículos agravava ainda mais essa situação, exigindo conhecimento especializado em logística para sua resolução.

Diante desses desafios, a proposta foi buscar e trazer clareza e eficiência ao controle da frota. A implementação de políticas e procedimentos claros permitiu não apenas uma gestão mais organizada, mas também dados precisos para tomadas de decisão embasadas e eficazes. Esta iniciativa visa, portanto, superar as dificuldades enfrentadas, promovendo uma operação mais transparente, segura e econômica da frota da cooperativa.

Desenvolvimento e metodologia

Para superar os desafios, a gestão da frota da Coocafé adota um processo estruturado, composto pelas seguintes etapas:

• Levantamento abrangente de informações: Inicialmente, realiza-se uma análise detalhada de todos os aspectos relacionados à frota, incluindo dados sobre cada veículo, histórico de manutenção, registros de uso, condutores responsáveis, infrações de trânsito e outros fatores relevantes.
• Implementação de sistemas de rastreamento e monitoramento: São incorporados sistemas avançados de rastreamento e monitoramento, permitindo o acompanhamento em tempo real da localização e utilização dos veículos, além de registrar informações cruciais sobre a condução e desempenho.

• Definição de políticas e procedimentos claros: São estabelecidas diretrizes precisas para o uso e manutenção dos veículos, abrangendo aspectos como registro de utilização, manutenção preventiva, gestão documental, entre outros.
• Atribuição de responsabilidades: Profissionais qualificados são designados para implementar e garantir a execução das políticas e procedimentos estabelecidos, incluindo supervisores de loja, técnicos e gestores.
• Treinamento e capacitação: Realizam-se programas de treinamento e capacitação para os colaboradores envolvidos na gestão da frota, assegurando que todos compreendam e sigam rigorosamente as políticas e procedimentos estabelecidos.
• Monitoramento e controle contínuos: Verificações regulares são conduzidas para garantir o cumprimento das diretrizes estabelecidas e identificar eventuais problemas ou irregularidades que necessitem de correção imediata.
• Análise de dados e tomada de decisão embasada: Os dados coletados sobre o uso, desempenho e manutenção das motocicletas são minuciosamente analisados para identificar tendências e oportunidades de melhoria, subsidiando assim a tomada de decisões estratégicas para otimizar a gestão da frota.

Resultados e aprendizados

Os resultados obtidos a partir da implementação da iniciativa de controle da frota demonstram não apenas benefícios financeiros diretos, mas também uma operação mais eficiente, segura e sustentável. Abaixo estão os principais resultados quantitativos alcançados em 2023:

• Redução de Custos com Manutenção: Houve uma redução significativa de R$ 146.695,19 (20%) nos custos com manutenções em comparação com 2022. Isso representa uma otimização mensal por veículo de R$ 643,54 para R$ 512,10 em 2023. Além disso, foram aprovadas contestações no valor de R$ 41.334,20 referentes a manutenções indevidas.

• Redução de Custos com Locadora: Observou-se uma redução de 19% nos custos de manutenções com a locadora, além de uma melhora na gestão das contestações de avarias.

• Economia em Pneus: Foi alcançada uma economia de R$ 71.165,00 com a implantação do processo de compra e gestão de pneus.

• Redução de Multas de Trânsito: 83% das infrações de trânsito foram contestadas e reembolsadas, resultando em uma economia de R$ 4.719,85.

• Redução de Custos com Combustível: Houve uma redução expressiva de R$ 699.147,70 (30%) nos custos com combustível em comparação com 2022. Isso equivale a uma otimização mensal por veículo de R$ 2.057,44 para R$ 1.430,96 em 2023. Em termos de volume, isso representa uma redução de 15%, passando de 278 litros para 242 litros por veículo mensal.

Esses resultados destacam os impactos positivos da implementação do controle de frota, não apenas em termos financeiros, mas também em eficiência operacional e sustentabilidade. A empresa conseguiu otimizar seus recursos, melhorar sua gestão e proporcionar uma operação mais segura e econômica.

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