Como monitorar e melhorar a eficiência operacional da cooperativa

Em um mercado altamente competitivo, as cooperativas precisam ser eficientes em seus processos produtivos. Esse é um caminho importante para manter a qualidade da operação e otimizar os custos. Ou seja: a eficiência operacional não pode ser deixada de lado. Eficiência operacional não quer dizer, necessariamente, produzir muito. A qualidade dos processos é mais importante do que a quantidade da produção. É perfeitamente possível ter uma alta taxa de volume de produção com baixa eficiência operacional. Neste artigo, você vai entender o que é eficiência operacional, entender por que as cooperativas devem buscar aprimorá-la e quais são os caminhos para isso. Tenha uma boa leitura!

Eficiência operacional: o que é e por que ela importa

Eficiência operacional é a capacidade de um negócio produzir bens ou serviços da maneira mais otimizada possível, minimizando custos e desperdícios sem comprometer a qualidade do produto final. Nesse contexto, a eficiência operacional não tem a ver apenas com a questão financeira, mas também com a gestão inteligente do tempo dos colaboradores e cooperados. A alocação estratégica de recursos humanos, evitando tarefas manuais desnecessárias em processos passíveis de automação, é um exemplo de eficiência operacional. Alcançar a eficiência operacional demanda um monitoramento constante de todos os aspectos da operação, desde o desempenho individual até a eficácia dos processos. Trata-se, ainda, de um processo contínuo de aperfeiçoamento que impacta diretamente na competitividade das cooperativas.

Por que se importar com a eficiência operacional

A eficiência operacional traz uma série de benefícios para a cooperativa, tais como:

• Melhora na qualidade: ao aprimorar a eficiência operacional, a cooperativa vai conseguir reduzir erros no processo produtivo e, consequentemente, gerar melhores produtos.
• Gestão de tempo: ao otimizar processos, a eficiência operacional resulta na melhor alocação de recursos - inclusive do tempo. Com isso, é possível produzir mais rapidamente. Além disso, cooperados e colaboradores têm mais tempo para se dedicar a outras atividades.
• Aumento na receita: uma vez que os processos são realizados de forma eficiente, é possível diminuir os custos com desperdícios de insumos e retrabalhos. Além disso, produtos melhores são mais atrativos para os consumidores.

Formas de monitorar eficiência operacional

Um dos grandes desafios que as cooperativas enfrentam nesta jornada é mensurar e monitorar a eficiência operacional dos processos. Existem indicadores adequados e ferramentas importantes para lidar com essa etapa, como:

Overall Equipment Effectiveness (OEE)

O Overall Equipment Effectiveness (Eficiência Global de Equipamentos, em português) é o indicador de produtividade mais utilizado em todo o mundo, sobretudo nas indústrias de manufatura. Fortemente ligado à metodologia de manufatura enxuta, que busca otimizar processos, o OEE avalia a performance de um determinado equipamento. Para isso, o indicador mensura o quão efetivamente um equipamento produziu em comparação com a sua capacidade em relação ao tempo. Para calcular o OEE, é necessário compreender três fatores:

• Disponibilidade: mede o tempo em que o equipamento está realmente produzindo em relação ao tempo planejado para produção. É afetada por paradas não planejadas (falhas, quebras) e paradas planejadas (manutenção, troca de ferramentas).
• Performance: avalia a velocidade de produção em relação à velocidade ideal do equipamento. É impactada por pequenas paradas e ciclos lentos.
• Qualidade: analisa a proporção de produtos bons produzidos em relação ao total produzido. Reflete perdas por produção de peças defeituosas ou que requerem retrabalho.

O Cálculo do OEE

Esses elementos se combinam na fórmula: OEE = Disponibilidade x Performance x Qualidade. Veja um exemplo de como esse cálculo pode ser feito na prática. Vamos supor que uma máquina de empacotamento teve os seguintes dados em um turno de 8 horas - isto é, 480 minutos:

• Tempo de parada planejada: 30 minutos para manutenção preventiva.
• Tempo de parada não planejada: 20 minutos devido a um problema elétrico.
• Tempo de ciclo ideal: 10 segundos por embalagem.
• Total de embalagens produzidas: 2500
• Embalagens defeituosas: 50

A lógica do cálculo leva em consideração os três elementos que vimos acima. A disponibilidade mede o tempo de operação, que é Tempo total - Tempo de parada planejada - Tempo de parada não planejada. Na prática, é assim:

• Tempo de operação = 480 - 30 - 20 = 430 minutos
• Tempo de produção planejado = Tempo total - Tempo de parada planejada
• Tempo de produção planejado = 480 - 30 = 450 minutos
• Disponibilidade = (Tempo de operação / Tempo de produção planejado) * 100
• Disponibilidade = (430 / 450) * 100 = 95,56%

A performance, por sua vez, consiste no tempo de ciclo real, que é: Tempo de operação / Total de embalagens produzidas

• Tempo de ciclo real = (430 * 60) / 2500 = 10,32 segundos
• Performance = (Tempo de ciclo ideal / Tempo de ciclo real) * 100
• Performance = (10 / 10,32) * 100 = 96,90%

Também é necessário calcular a qualidade com a lógica a seguir: Total de embalagens produzidas - Embalagens defeituosas) / Total de embalagens produzidas * 100.

• Qualidade = (2500 - 50) / 2500 * 100 = 98%

O cálculo final do OEE, portanto, é o seguinte, levando em consideração a fórmula que que aprendemos há pouco:

• OEE = 0,9556 x 0,9690 x 0,98 = 0,904 ou 90,4%

O OEE de 90,4% indica que a máquina de empacotamento operou com 90,4% de sua eficiência máxima durante o turno. Há espaço para melhorias, principalmente na disponibilidade, reduzindo paradas não planejadas, e na performance, otimizando a velocidade de produção.

Outras métricas relevantes

Há outras maneiras de mensurar e acompanhar a eficiência operacional da sua cooperativa. Uma delas tem a ver com calcular o valor das entradas e saídas dos processos, na fórmula Eficiência Operacional = Despesas / Receitas. Quanto maior o resultado, pior é a eficiência operacional. Os KPIs (Key Performance Indicators, ou indicadores-chave de performance) também podem ser usados em situações mais específicas para mensurar a eficiência operacional. Na prática, KPIs são as métricas selecionadas para avaliar o sucesso de algum processo da cooperativa. Um KPI relevante nesse cenário é o Overall Labor Effectiveness (OLE), que mensura a eficácia do trabalho. Ele funciona pela fórmula OLE = Disponibilidade x Performance x Qualidade, em que os elementos são:

• Disponibilidade: mensura o tempo em que os funcionários estão realmente trabalhando em relação ao tempo planejado para trabalho. É afetada por faltas, atrasos, e outras interrupções não planejadas.
• Performance: avalia a velocidade de produção em relação à velocidade padrão esperada. É influenciada por fatores como treinamento, motivação e organização do trabalho.
• Qualidade: mede a proporção de produtos ou serviços entregues sem defeitos em relação ao total produzido/entregue. Reflete o impacto de erros, retrabalho e desperdícios.

Caminhos para melhorar a eficiência operacional nas cooperativas

Agora é hora de conhecermos as maneiras de aprimorar a eficiência operacional das cooperativas. Confira essas dicas para aplicar na sua cooperativa!

Conheça seus processos a fundo

A eficiência operacional começa com um profundo entendimento de como cada processo funciona dentro da cooperativa. Por isso, é crucial mapear as etapas, identificar gargalos e encontrar pontos de ineficiência. Ao conhecer seus processos a fundo, é possível ter uma visão clara de onde estão as oportunidades de melhoria e, assim, tomar decisões mais assertivas para aumentar a produtividade e reduzir custos. Além disso, analisar os processos em detalhes ajuda a identificar atividades que não agregam valor e podem ser eliminadas, liberando recursos para atividades mais estratégicas. Conhecer os processos a fundo também permite encontrar pontos críticos que exigem maior atenção e controle, garantindo a qualidade do produto ou serviço.

Padronize os processos

Uma vez que você conhece seus processos a fundo, é hora de padronizá-los. A padronização garante que as atividades sejam executadas da mesma forma, sempre, por todos os envolvidos. Isso reduz a variabilidade, minimiza erros e retrabalhos, e torna os resultados mais previsíveis. Processos padronizados também facilitam o treinamento de novos colaboradores e a integração de equipes, garantindo que todos estejam alinhados. A padronização também permite o monitoramento e controle do desempenho dos processos de forma mais eficaz. Dessa maneira, é mais fácil identificar falhas e corrigi-las.

Aposte na automação

A automação é uma ferramenta poderosa para aumentar a eficiência operacional, eliminando tarefas repetitivas e manuais, liberando seus funcionários e cooperados para atividades mais estratégicas e criativas. A automação também reduz erros, aumenta a velocidade de execução e permite o processamento de um volume maior de trabalho em menos tempo. Ao automatizar seus processos, as cooperativas ganham escalabilidade, podendo facilmente aumentar ou diminuir a capacidade de produção de acordo com a demanda. Ademais, a automação também habilita a coleta de dados valiosos sobre os processos, que podem ser usados para identificar oportunidades de melhoria contínua e otimizar processos.

Inovação e tecnologia são aliadas

A busca por inovação e a adoção de novas tecnologias são fundamentais para se manter competitivo no mercado. Assim sendo, as cooperativas devem estar sempre atentas às novidades e tendências do seu setor. É importante avaliar como novas tecnologias podem ser aplicadas para aprimorar processos e, consequentemente, aumentar a eficiência operacional. A tecnologia pode trazer soluções inovadoras para problemas antigos, permitindo que você faça mais com menos recursos. Desde a implementação de softwares de gestão até a adoção de inteligência artificial e machine learning, a tecnologia pode transformar a maneira como você opera, tornando sua empresa mais ágil, eficiente e competitiva.

Faça treinamentos e incentive o aperfeiçoamento

Investir no desenvolvimento de colaboradores e cooperados é essencial para garantir a eficiência operacional. As cooperativas que estão nessa jornada devem proporcionar treinamentos regulares para aprimorar habilidades das equipes, mantê-las atualizadas com as melhores práticas do mercado e motivar as pessoas a buscarem o aperfeiçoamento contínuo. Portanto, a busca pela eficiência operacional passa por construir uma cultura de aprendizado e desenvolvimento. Outro ponto relevante é encorajar colaboradores e cooperados a contribuir com ideias e sugestões para melhorar os processos.

Acompanhe métricas para identificar fragilidades

Vimos algumas maneiras de calcular a eficiência operacional nas cooperativas. Acompanhar métricas de desempenho é fundamental para identificar fragilidades e oportunidades de melhoria nos processos. Assim, as cooperativas devem definir indicadores relevantes para cada processo e monitorá-los de perto, buscando entender as causas dos problemas. Utilize ferramentas de análise de dados para extrair insights valiosos e tomar decisões baseadas em evidências. Ao acompanhar suas métricas de perto, você poderá identificar gargalos, ineficiências e problemas de qualidade antes que eles causem grandes impactos na sua operação, permitindo que você aja de forma proativa para corrigir o curso e garantir a eficiência operacional.

Use o ciclo PDCA

Sempre que algo não estiver dentro das conformidades, a cooperativa que busca aprimorar a eficiência operacional deve aplicar o Ciclo PDCA. Trata-se de uma técnica para lidar com o problema de forma sistemática a fim de que ele seja resolvido e não volte a ocorrer. As quatro etapas do Ciclo PDCA são:

• Plan (planejar): identificar um problema, analisar qual é a raiz e planejar uma solução.
• Do (fazer): executar as medidas necessárias planejadas.
• Check (conferir): avaliar a eficácia da solução aplicada.
• Act (agir): acompanhar oportunidades de melhoria, novos riscos e mudanças necessárias.

Conclusão

A busca pela eficiência operacional é central na jornada das cooperativas rumo à competitividade. A enorme concorrência em diversos setores da economia faz com que seja necessário buscar constantemente maneiras de tornar a operação mais eficiente.

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