Contexto e desafios

Durante cenários de recessão econômica, cooperativas de crédito precisam possuir uma boa gestão de seus custos administrativos, atingir metas orçamentárias, identificar gargalos nos processos e reduzir custos. Tudo isso é importante para equilibrar as contas e superar momentos de dificuldade. 

Como o valor realizado das despesas administrativas é considerável, o foco nas despesas é de extrema importância. Essa é a visão da Viacredi, cooperativa de crédito que integra o Sistema Ailos e maior entidade do ramo levando em conta o número de cooperados. 

Nesses cenários, definir metas e prazos, eleger responsáveis pelo acompanhamento e cobrar ações de redução contribuem para que todos os membros da cooperativa se esforcem a fim de alcançar os resultados planejados. Essa, então, é a ideia por trás do Comitê de Custos da Viacredi. 

Desenvolvimento e metodologia

Na constante busca para reduzir custos, a Viacredi designou equipes estratégicas capazes de analisar todo o processo da organização, desde a aquisição de produtos e serviços até a constante melhoria na estrutura de processos para atendimento ao cooperado. 

O Comitê de Custos da Viacredi atua dentro desse conceito estratégico, com o objetivo de identificar as despesas administrativas da cooperativa com maior relevância. Isso possibilita que a cooperativa faça uma análise do comportamento dos gastos de acordo com a estratégia estabelecida de forma eficiente e eficaz.

O comitê é formado pelos diretores de controladoria, operações e administrativo, pelos gerentes de contabilidade e crédito e pela coordenadora do administrativo da cooperativa. O grupo reúne a cada três meses para analisar os números do período e propor maneiras de reduzir custos. 

Na prática, portanto, o Comitê de Custos da Viacredi instiga que os gestores tenham uma compreensão profunda sobre os valores orçados e realizados das despesas, entendendo seus impactos na gestão da cooperativa. As informações são disponibilizadas para as equipes, mensalmente, após o fechamento contábil dos números.

Depois disso, a área administrativa responsável pelo processo disponibiliza a variação mensal e anual, cobra explicações para as oscilações, avalia os dados e apresenta os resultados à Diretoria. Em alguns casos, a apresentação conta com planos de ação de melhorias.

Provocando mudanças

A adoção de melhores práticas de gestão de custos, indicadas juntamente com um forte envolvimento de equipes especializadas, proporciona uma uma redução de custos anual relevante para a Viacredi. 

Ao se deparar com as metas propostas pelo Comitê de Custos  a cooperativa reavalia e reestrutura o processo das despesas administrativas. Para isso, a organização avalia desde a contratação do fornecedor até o cancelamento da impressão desnecessária de relatórios. Todo esse processo já resultou nas seguintes medidas:

• Investimento em novos fornecedores locais, buscando cooperados, para conseguir melhores negociações de preços, logística de entrega e para reduzir estoques e suas sobras.
• Padronização dos processos para compras, centralizando e otimizando as negociações nas contratações de serviços e compras de produtos.
• Renegociação de contratos, buscando a redução de valores, a melhoria do tempo de prestação de serviço, o estabelecimento de parcerias e mantendo a agilidade no atendimento.
• Aperfeiçoamento dos processos operacionais, descobrindo gargalos, buscando executar formas de desempenhar as mesmas funções com um menor custo.
• Redução do desperdício de recursos com a implantação ações como trocas de lâmpadas incandescentes por LED, instalação de torneiras automáticas, digitalização de documentos, centralização de compras de material de escritório e de limpeza e organização de atendimentos de manutenções.
• Disseminação de uma cultura para redução das despesas por meio da Política dos 3R (reduzir, reutilizar e reciclar). 

Resultados e aprendizados

De início, a prática envolvia somente a diretoria e o setor administrativo da Viacredi. A partir do envolvimento de outras equipes, no entanto, a iniciativa começou a colher melhores resultados. Mensalmente, as equipes apresentam no Acompanhamento e Gestão dos Planos de Ações e Metas (AGPAM) o que está sendo verificado, quais as melhores práticas e resultados alcançados.

A troca de informações entre equipes traz resultados surpreendentes para a cooperativa e também permite determinar, no instante de análise, se a estratégia adotada é coerente com o que foi traçado pelo Comitê de Custos ou se ela deve ser modificada. 

O projeto, com isso, resultou na redução das despesas com todo o processo assemblear e serviços logísticos. Somente no primeiro semestre de 2016, as ações do Comitê de Custos foram responsáveis pela economia de R$ 3,6 milhões. Além disso, a Viacredi conseguiu amadurecer uma cultura de otimização de processos, redução de custos e aprimoramento de controles financeiros. 

CONTATO DA COOPERATIVA

Vanildo Leoni, diretor executivo - vanildo@viacredi.coop.br