Contexto e desafios

A Unimed Governador Valadares conta com um quadro de médicos cooperados que atuam nas diversas especialidades e estão presentes em uma região abrangente no leste de Minas Gerais. Nesse cenário, agregá-los e aproximá-los à cooperativa é um grande desafio.

Tendo em vista a necessidade de atuar para se aproximar dos associados, a Unimed Governador Valadares iniciou uma busca por soluções técnicas ou metodológicas capazes de facilitar a transparência, equidade, prestação de contas e responsabilidade corporativa para todo o quadro social.

Nesse contexto, a Unimed Governador Valadares trabalha, desde 2007, com base no planejamento estratégico, que passa por constantes modificações e aprimoramentos, usando a ferramenta BSC (Balanced Scorecard), que é empregada para gerenciar suas informações. 

Em 2011, no entanto, a cooperativa passou a buscar certificações que possibilitassem a integração das informações já desenvolvidas e a formalização de processos dinâmicos já criados em prol de todos os setores. 

Desenvolvimento e metodologia

Em 2013, a Unimed Governador Valadares contratou a consultoria IAG Saúde em busca da certificação ISO 9001/2008, com foco na acreditação da operadora na norma RN 277/2011, imposta pela Agência Nacional de Saúde Suplementar (ANS) e também na ONA para Hospital da operadora. O trabalho foi desenvolvido e, no final de 2014, foi certificado pela BVQI Certificadora.

O projeto tornou os setores da cooperativa muito mais organizados e possibilitou a integração de vários processos internos e externos, como a qualificação da rede prestadora, fornecedores, prestadores de serviços, calibração de equipamentos, manutenção preventiva e corretiva. 

Em 2015, a cooperativa criou um setor específico para lidar com as práticas e alinhar a gestão da cooperativa com as demais ações desenvolvidas pelo Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) e pelo Núcleo da Qualidade (NQU).

Todo o funcionamento e monitoramento desse setor é regido e organizado utilizando as ferramentas estratégicas de um sistema digital de gerenciamento. A ideia é de que o processo seja o guardião do modelo organizacional almejado pela Unimed Governador Valadares, focado em executar tarefas de organização e gerenciamento dos padrões de governança corporativa, ética e responsabilidade social da cooperativa.

Controle de qualidade

Dessa forma, o projeto atua como agente facilitador de mudanças e padronizações para exigências legais das normativas internacionais, desenvolvendo ações, treinamentos, reuniões e capacitações. Tudo isso visa  intermediar relações entre cliente, cooperado, prestador, comunidade e cooperativa, bem como, qualidade e gerência.

O Sistema de Gestão da Qualidade, integrado com a governança corporativa, faz uma análise crítica da alta direção semestralmente, além de reuniões mensais com coordenadores de área e representantes, reuniões quinzenais de gestão com gerentes e gestores da cooperativa e também com reuniões setoriais devidamente documentadas em todos os setores da cooperativa. 

Toda essa sistematização é organizada e monitorada em 24 procedimentos sistêmicos de gestão integrada, que obedecem a requisitos legais, estatutários e regimentais da cooperativa. O processo segue os ritos estabelecidos pela normativa ABNT NBR ISO 9001. 

O controle das ações é feito por meio de um sistema automatizado de registro de documentos. Os processos e pesquisas de satisfação, por sua vez, são desenvolvidos e transformados em indicadores no sistema. 

Há, ainda, um Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ), controlado por meio de auditorias internas da qualidade (semestrais), auditorias externas da qualidade (anuais), monitoramento de não conformidades (diário), análise da alta direção (semestralmente) e reuniões com gestores de área (mensalmente).

Resultados e aprendizados

Com o tempo, o projeto passou por diversos aprimoramentos, com mudanças na periodicidades de documentos e registros controlados em todo o sistema. A partir de 2016, a cooperativa decidiu que a atualização de Procedimentos Operacionais Padrão deixaria de ser anual para se tornar bianual, a fim de facilitar o controle do processo.

Como resultado da iniciativa, a Unimed Governador Valadares notou mudanças estruturais em unidades em transição. Mesmo sabendo que havia duas unidades que seriam desativadas em 2016, com a abertura de seu novo hospital, a cooperativa aprovou um investimento estrutural para certificação e adaptação legal, com foco em segurança e garantia da prestação de serviços em saúde. 

Desde que foi criado, o Sistema de Gestão da Qualidade da Governança Corporativa simplificou processos, gerou análises críticas da alta direção, mensurou centenas de indicadores estratégicos, produziu milhares de documentos internos de controle e realizou centenas de treinamentos relacionados à qualidade e à importância da certificação.

A Unimed Governador Valadares indica, ainda, que a unificação facilitou a integração da informação na cooperativa, agilizou a tomada de decisões estratégicas, abriu caminho para o desenvolvimento de projetos de sustentabilidade, resultou em maior participação média dos cooperados em Assembleia Geral e, por fim, em mais transparência das informações compartilhadas com o Conselho Fiscal, Conselho Técnico e Conselho Administrativo.

CONTATO DA COOPERATIVA

Paulo Roberto Fontes, diretoria - diretoria@unimedgv.coop.br