Contexto e desafios

A cooperativa de saúde Unimed Central de Serviços - RS tem investido desde 2008 na formação de comitês internos com participação voluntária dos colaboradores para promover uma visão sistêmica dos padrões internos e melhorar o desempenho em diversas áreas do negócio. 

Hoje a cooperativa conta com seis comitês, com uma estrutura de trabalho bem organizada, direcionando esforços para um planejamento anual e controles periódicos de acordo com cada tema. 

Cada comitê é formado por pessoas de setores diferentes que se unem para buscar melhoria contínua em temas específicos. O objetivo é manter a alta performance do Modelo de Excelência da Gestão (MEG) por meio de otimização de processos, busca de inovações e disseminação da cultura da excelência. Além disso, os comitês visam a estimular o desenvolvimento e o alto desempenho das equipes, a resposta rápida e o aprendizado organizacional. 

Comitês

O Sistema de Comitês conta com:

• Comitê 6s: tem como missão envolver toda a força de trabalho na melhoria contínua do ambiente de trabalho, demonstrando engajamento, planejamento e responsabilidade.
• Comitê Gestão de Fornecedores: desenvolve e aplica práticas de gestão para melhorar o desempenho dos fornecedores.
• Comitê Facilitadores: busca facilitar o desenvolvimento da gestão visando à melhora contínua dos processos e conhecimento das pessoas. 
• Comitê Responsabilidade Socioambiental: promove a responsabilidade social empresarial como estratégia para o desenvolvimento sustentável dos públicos com os quais a Unimed Central se relaciona. 
• Comitê Clientes: desenvolve práticas de gestão que atendam às necessidades dos clientes e, consequentemente, resultem em maior satisfação. 
• Comitê Gestão de Riscos: foca no gerenciamento dos riscos empresariais, possibilitando aos administradores tratar com eficácia as incertezas, bem como os riscos e as oportunidades a eles associadas, a fim de melhorar a capacidade de gerar valor às partes interessadas. 

Cada comitê realiza reuniões mensais ou bimensais, além de análises críticas semestrais. A cada ciclo anual, os grupos têm como principais desafios orientar, facilitar e sistematizar o processo de criação, implementação e refinamento de práticas, de instrumentos e ferramentas de trabalho. O grupo tem o apoio do setor da Qualidade e Comunicação, que gerencia os comitês.

Desenvolvimento e metodologia

A participação voluntária dos colaboradores é primordial para o desenvolvimento das práticas. A inserção nos comitês acontece por meio de reunião individual com o coordenador do grupo, durante a qual o colaborador é informado sobre suas atribuições, objetivos do comitê, planejamento e práticas desenvolvidas. 

As indicações podem acontecer via gestor, via departamento de Qualidade e/ou interesse do próprio colaborador, em consenso com seu gestor imediato, que levará em conta o perfil do colaborador e objetivos individuais.

A gestão de cada assunto é realizada de acordo com os propósitos, planos e indicadores respectivos. Os referidos planos (anuais) levam em consideração as necessidades das partes interessadas, que são coletadas, principalmente, por pesquisas padronizadas e que servem de input ao planejamento.

Cada comitê monitora, sistematicamente, seus propósitos em reuniões presenciais, lideradas pelo respectivo coordenador. Essas reuniões servem para acompanhar os planos e indicadores e traçar novos rumos em caso de necessidade. Nessas ocasiões, também são estimuladas as trocas de informação entre setores, pois, dessa forma, o grupo tem uma visão mais completa das práticas implementadas.

Avaliação do desempenho

No encerramento de cada ciclo anual é aplicado o Instrumento de Avaliação dos Comitês, para verificar a atuação profissional dos integrantes e a qualidade dos processos trabalhados. Posteriormente, são apresentadas as tabulações para que oportunidades de melhorias sejam tratadas e inseridas no planejamento anual.

Após a compilação do resultado desse instrumento, ele é apresentado em reunião aos coordenadores dos comitês e, em seguida, aos gestores. Os itens avaliados no Instrumento de Avaliação estão divididos em blocos, como disciplina, capacidade de iniciativa, qualidade e produtividade, responsabilidade, trabalho em equipe e conhecimento. 

Também há o bloco qualidade funcional, composto por três questões, incluindo a percepção do grupo quanto ao desempenho do coordenador, e duas questões descritivas sobre as principais necessidades, críticas e sugestões referentes ao ano trabalhado. 

Resultados e aprendizados

O indicador de Performance dos Comitês da Unimed Central de Serviços - RS, calculado em base semestral, mostrou um crescimento contínuo entre 2018 e 2019. Este índice refere-se ao desempenho do planejamento anual dos comitês, que é quantificado e analisado. No primeiro semestre de 2018, o indicador registrava 75 pontos, passando para 81,06 no segundo semestre do mesmo ano e subindo para 86,65 na primeira metade de 2019. 

Já o indicador de Satisfação dos Integrantes com os Comitês, calculado a partir de uma avaliação que os integrantes preenchem ao final de cada ano, tem se mantido em nível elevado, perto da nota máxima de 10 pontos. Em 2016, o indicador marcou 8,12 pontos, passando para 8,52 em 2017 e 8,56 em 2018.

O resultado do trabalho dos comitês também se refletiu na pesquisa de clima organizacional, que contém perguntas relacionadas ao Sistema de Comitês e que abrange todos os colaboradores da cooperativa. Na pergunta “Os integrantes de comitês da minha área estão estimulando a equipe para o desenvolvimento do assunto em questão?”, a maioria dos colaboradores se mostrou “Muito satisfeita e Satisfeita”.

Numa visão mais geral, a Unimed Central acredita que o Sistema de Comitês se alinha ao segundo e ao sexto princípios cooperativistas, “Gestão democrática” e “Intercooperação”. A prática também adere ao quinto princípio, “Educação, formação e informação”, pois atua no desenvolvimento das pessoas de acordo com os propósitos de cada comitê.

Por fim, há ainda uma identificação com o sétimo princípio do cooperativismo, “Interesse pela comunidade”, em função do comitê de Responsabilidade Socioambiental, que atua diretamente com a comunidade local.

CONTATO DA COOPERATIVA

Daiane Santos, supervisora da Qualidade e Comunicação - daiane.santos@centralrs.unimed.com.br