5 Boas práticas de governança e gestão das cooperativas brasileiras

Uma boa gestão é fundamental para o sucesso e a sustentabilidade de qualquer organização, entre elas as cooperativas. E um dos caminhos para que isso ocorra é implementar, no dia a dia, boas práticas de governança, que possibilitem o alcance dos objetivos de forma transparente, responsável, democrática e eficiente, além de garantir sustentabilidade em longo prazo.

Para auxiliar as cooperativas a implementar uma governança eficiente, o Sistema OCB desenvolveu o Manual de Boas Práticas de Governança Cooperativa. O documento aborda procedimentos para garantir um modelo de direção estratégica que siga, na prática, os valores e princípios cooperativistas e assegure uma gestão profissionalizada e sustentável. Ele também aborda conceitos e princípios importantes sobre governança aplicada a sociedades cooperativas e trata de outras questões fundamentais, como o papel de cada integrante da organização, além da função dos órgãos de administração e fiscalização. 

O manual traz, ainda, as cinco melhores práticas de governança para as cooperativas. Saiba mais sobre cada uma delas a seguir:

Maior participação dos cooperados nas tomadas de decisões

Uma característica central das cooperativas é a participação ativa dos membros nas decisões importantes. Ampliar essa participação vai além de simplesmente permitir votos em assembleias. Significa criar mecanismos para que os cooperados possam contribuir com ideias e opiniões. Isso fortalece o sentimento de pertencimento, aumenta o engajamento, dá mais legitimidade às escolhas e assegura que as decisões reflitam as necessidades reais da base cooperativa.

“Garantir que os cooperados participem ativamente na tomada de decisões é fundamental, afinal, a cooperativa é um empreendimento coletivo. É exatamente essa participação que traz um maior compromisso com a cooperativa, com o trabalho que está sendo executado. E é também uma forma do cooperado fiscalizar o que está sendo empreendido e como o dinheiro dele está sendo utilizado”, observa a coordenadora de Governança e Gestão da Gerência de Desenvolvimento de Cooperativas do Serviço Nacional de Aprendizagem do Cooperativismo (Sescoop), Simone do Carmo Direito.

Ainda de acordo com Simone, para os cooperados poderem, de fato, participar de forma efetiva nas tomadas de decisões, é preciso que eles tenham acesso a informações frequentes e acessíveis. 

“O cooperado precisa entender o que ele está analisando, saber o que está acontecendo para que possa tomar decisões com base em dados e informações”, afirma. “Isso é um desafio. Mas quando a cooperativa faz esse esforço, ela tem retribuição. O quadro social fica muito mais comprometido. Também se fortalecem os laços entre os membros, promovendo um ambiente mais colaborativo e coeso.”

Transparência na prestação de contas

A transparência financeira envolve a divulgação clara e acessível das demonstrações contábeis, relatórios de desempenho e de todas as atividades relevantes para os cooperados. A prática é fundamental para que os associados possam entender como os recursos são geridos e como as decisões afetam financeiramente a cooperativa e eles próprios. 

Além de atender aos princípios fundamentais do cooperativismo, a transparência na prestação de contas oferece uma série de vantagens práticas:

• Construção de confiança entre os cooperados e a organização. Em geral, quando as informações financeiras são acessíveis e compreensíveis, os membros confiam mais na gestão da cooperativa.

• Aumento da participação ativa dos cooperados, pois eles se sentem mais envolvidos quando têm uma visão clara das finanças da cooperativa. Isso cria um ambiente cooperativo mais saudável e envolvente. 

• Promoção de uma cultura de responsabilidade coletiva. Os membros entendem que a saúde financeira da cooperativa é responsabilidade de todos e estão mais propensos a contribuir para seu sucesso.

• Aumento da credibilidade junto às partes interessadas. Parceiros comerciais, instituições financeiras, fornecedores e outras organizações estão mais inclinadas a se envolver com uma cooperativa que demonstre práticas financeiras claras e éticas

• Aumento da eficiência da gestão. Afinal, quando as informações financeiras são facilmente acessíveis, os processos de auditoria e conformidade, em geral, são mais simples, economizando tempo e recursos. 

Segundo Simone Direito, uma ferramenta de grande importância para a transparência financeira é o relatório anual de prestação de contas. “E é essencial que, além dos dados contábeis, o documento também apresente as principais atividades e negócios realizados pela cooperativa. São informações que precisam estar acessíveis para os associados”, observa a coordenadora.

3. Criação de uma estrutura organizada de governança

Investir na criação de uma estrutura organizada de governança é uma decisão estratégica que traz benefícios substanciais para a cooperativa. Essa prática não apenas promove a eficiência interna, mas também constrói uma base sólida para a adaptabilidade, transparência e sucesso em longo prazo da cooperativa.

Uma estrutura de governança organizada define claramente os papéis e responsabilidades dos membros, conselhos e diretores da cooperativa. Isso evita ambiguidades e mal-entendidos, garantindo uma distribuição eficiente de tarefas e responsabilidades. Além disso, a prática contribui para maior eficiência operacional. Ao estabelecer processos claros de tomada de decisões, comunicação interna e fluxos de trabalho, a cooperativa reduz a probabilidade de atrasos, erros e conflitos. 

De modo geral, uma estrutura organizada facilita que as decisões possam ser tomadas de maneira mais rápida e eficaz. A definição de processos claros e a distribuição de responsabilidades agilizam o fluxo de informações, permitindo respostas ágeis a desafios e oportunidades.

Uma governança bem-estruturada também cria ferramentas para que as cooperativas sejam mais resilientes a mudanças externas e internas, o que é essencial para a sustentabilidade em longo prazo. E auxiliam a garantir a conformidade legal e regulatória das organizações, evitando penalidades e litígios e possibilitando a um ambiente operacional seguro e estável.

Profissionalização da gestão

A profissionalização da gestão é uma estratégia essencial para cooperativas que buscam não apenas sobreviver, mas prosperar em um ambiente de negócios competitivo e dinâmico. Ao trazer liderança qualificada, a cooperativa fortalece sua capacidade de inovar, crescer de forma sustentável e enfrentar desafios complexos.

Profissionais experientes trazem expertises específicas para a gestão da cooperativa. Eles possuem conhecimentos atualizados sobre práticas de mercado, legislação, finanças e estratégias de negócios, por exemplo, que podem impulsionar o crescimento e a eficiência da organização. Além disso, líderes profissionais, em geral, têm capacidade de tomar decisões com base em análises detalhadas e avaliações de risco. Isso contribui para escolhas estratégicas mais sólidas e alinhadas com os objetivos da cooperativa.

Profissionalizar a gestão também permite um foco mais efetivo na gestão estratégica e na materialização do direcionamento estratégico definido pelo Conselho de Administração. Líderes qualificados podem desenvolver e implementar planos que visam o crescimento sustentável e a competitividade no mercado, além de terem capacidade de identificar e implementar melhorias nos processos internos, possibilitando maior eficiência operacional, redução de custos e otimização dos recursos disponíveis.

Gestores profissionais aumentam, ainda, a confiança de investidores externos e parceiros comerciais. Essas partes interessadas (stakeholders) estão mais inclinadas a se envolver com uma cooperativa que demonstre competência e uma abordagem profissional na administração.

“Assim que uma cooperativa é criada, é natural que boa parte da responsabilidade esteja nas mãos dos dirigentes eleitos. Mas assim que houver um equilíbrio entre receitas e despesas, é essencial profissionalizar a gestão”, destaca Simone Direito, do Sescoop Nacional. “O mundo hoje é muito complexo e ninguém sabe de tudo. Então, é necessário um apoio profissional, sempre, é claro, sob supervisão  dos conselheiros, que são responsáveis pelo direcionamento estratégico.”.

Mapeamento e sistematização de processos

O mapeamento e a sistematização de processos são essenciais para o bom funcionamento de uma cooperativa. A prática permite criar padrões para as atividades operacionais. Isso garante que os processos sejam realizados de maneira consistente, reduzindo a variabilidade e aumentando a previsibilidade nas operações cotidianas.

A melhoria dos processos permite identificar áreas de redundância, gargalos e ineficiências. Ao sistematizar esses processos, a cooperativa pode eliminar desperdícios, reduzir custos operacionais e melhorar a eficiência global. A documentação de processos fornece, ainda, uma base para a implementação de programas de melhoria contínua. Ao entender os processos existentes, a cooperativa pode identificar oportunidades de aprimoramento e inovação ao longo do tempo.

Quer mais? Ao ter os processos mapeados, a cooperativa facilita o treinamento de novos membros. A sistematização fornece um guia para os colaboradores entenderem suas responsabilidades e contribuírem efetivamente para os objetivos da organização. Além disso, a sistematização ajuda a identificar pontos de vulnerabilidade e risco, permitindo que a cooperativa implemente controles mais eficazes, o que reduz a probabilidade de erros e irregularidades.

Processos sistematizados também são mais fáceis de serem adaptados a mudanças nas condições de mercado, regulamentações ou requisitos dos membros, além de contribuir para uma experiência do cooperado mais consistente e positiva. Desde a solicitação de serviços até a resolução de problemas, a padronização e a eficiência são fundamentais para a satisfação dos associados.

“Muitas pessoas têm o hábito de fazer as coisas de maneira informal. Pode parecer que é mais rápido, mas isso tem custos. Porque cada hora a tarefa é feita de uma maneira. Se uma pessoa sair, perde-se a memória da instituição. E isso não pode ocorrer”, afirma Simone. “Em um primeiro momento, é realmente trabalhoso, mas, com o tempo, o mapeamento e a sistematização de processos vai fazer uma diferença muito grande na cooperativa”, finaliza.