Contexto e desafios

A cooperativa agropecuária mineira Coopama, que atua com comercialização e armazenagem de grãos, produção de cafés especiais e conta com fábricas de ração, se encontrava em um cenário em que a descentralização de informações estratégicas prejudicava as tomadas de decisões. 

Afinal, os gestores e técnicos precisavam acessar várias ferramentas de gestão para se obter dados e relatórios críticos. Com isso, o processo decisório era moroso e lento, uma vez que os dados precisavam ser consolidados manualmente. Esse processo manual impactava, ainda, a confiabilidade das informações, que estavam sujeitas a erros humanos. 

Nas reuniões gerenciais, denominadas Avaliação Gerencial Mensal Coopama (AGM), as informações eram analisadas com até 60 dias de atraso. Devido a esse longo período  as informações eram dispersas e as apresentações pouco claras, tornando as reuniões mais extensas e complexas. 

Também em virtude da lacuna na gestão das informações, os setores da Coopama não possuíam metas definidas. Além disso, a cooperativa não encontrava tempo hábil para corrigir a estratégia,  o que dificultava o alcance dos objetivos institucionais. 

Esses problemas afetavam, ainda, a gestão de estoque, uma vez que não havia uma metodologia sistemática eficiente de controle. Isso acarretava mau uso do espaço físico dos estoques com produtos de pouca saída. A cooperativa também não possuía uma ferramenta capaz de localizar os produtos nos estoques, gerando compras desnecessárias. 

Sem o acompanhamento efetivo das compras nas unidades de negócios, a Coopama tinha dificuldade em definir o perfil dos cooperados e, consequentemente, estabelecer estratégias de atuação específicas para suprir as necessidades e expectativas dos produtores. 

Desenvolvimento e metodologia

Em meio a todos esses problemas, em 2013, a Coopama implementou uma plataforma de Business Intelligence (BI), diante da perspectiva de tornar a gestão mais assertiva e integrada com o uso de uma plataforma digital de negócios. 

O BI da Coopama foi desenvolvido internamente. O software é capaz de apresentar em tempo real todas as informações necessárias para tomadas de decisões nos diversos setores da cooperativa. O Sistema de Gestão Integrada da Coopama é aplicado em três níveis hierárquicos: 

• Diretoria/superintendência
• Gerências/coordenações 
• Colaboradores em geral

Dessa forma, o programa oferece um conjunto de informações para que os diversos níveis da cooperativa possam fazer uma análise ampla dos dados disponíveis. O BI reúne informações como produtos, margens, estoque, custos e localização dos produtos, por exemplo. 

Os dados são extraídos do sistema de gestão e atualizados a cada cinco minutos, mantendo as informações precisas em tempo real. Os usuários possuem login e senha para acessar a ferramenta. Assim sendo, cada perfil tem acesso limitado, de acordo com a necessidade de informação de cada usuário.

Os líderes da Coopama usam o BI diariamente para formar preços de venda, o que torna esse processo muito mais ágil e assertivo, pois o sistema oferece custo de cada produto em estoque, com as suas respectivas margens. Dessa forma, é muito mais simples e rápido fazer ajustes para atender pedidos dos cooperados.

O sistema gera relatórios com diversas informações, tais quais:  preço, quantidade e data da compra, estoque mínimo e máximo, localização dos produtos dentro das lojas da cooperativa.

A cooperativa descreve seu BI como um conjunto de teorias, metodologias, processos, estruturas e tecnologias que transformam uma grande quantidade de dados brutos em informações úteis para a tomada de decisões estratégicas. A ferramenta reduz o tempo que os líderes levam para tomar decisões e diminui, também, a quantidade de erros cometidos. 

Além disso, a ferramenta permite que colaboradores tenham autonomia, de acordo com suas funções em departamentos específicos. O desenvolvimento de novas ações, portanto, se torna mais ágil. 

Resultados de aprendizados

A centralização das informações no BI permite que a cooperativa gere relatórios de todos os fatores que compõem a gestão comercial, o que impactou positivamente todo o processo de tomada de decisão. Ademais, as reuniões gerenciais se tornaram mais ágeis e estratégicas, uma vez que os participantes têm acesso às informações relevantes em tempo real. 

O BI da Coopama condensa automaticamente as informações das várias ferramentas de gestão, o que eliminou o risco de erro humano na importação de dados. Com isso, a cooperativa aumentou a segurança e a confiabilidade de seus relatórios.

O monitoramento das compras realizadas pelos cooperados nas unidades de negócio possibilitou definir o perfil dos cooperados e agrupá-los por área e segmento. Essa classificação mais precisa contribui para tornar as ações de marketing e venda mais eficientes. 

Por fim, a ferramenta aprimorou muito a gestão de estoque da Coopama, evitando estoques desnecessários e acelerando a localização de produtos. Assim, a cooperativa evita compras desnecessárias e agiliza o atendimento aos cooperados. 

CONTATO DA COOPERATIVA

Aline Borges, analista de Marketing - aline@coopama.com.br