Contexto e desafios

A cooperativa capixaba de saúde Unimed Vitória criou em 2011 um Escritório Corporativo de Projetos (PMO), com a atribuição de gerenciar estritamente o portfólio de projetos vinculados ao mapa estratégico. Com o tempo, as atribuições do departamento se ampliaram até que, em 2018, ele se tornou a área responsável por todos os projetos corporativos e sistêmicos nos níveis estratégicos e táticos, atuando em toda a cadeia de valor da organização.

Diante disto, foi necessária uma reestruturação conceitual e funcional do PMO, a fim de atender ao conjunto de projetos que o escritório iria agregar em seu portfólio corporativo. A reestruturação foi iniciada em abril de 2018 e implantou desde então mais de 40 melhorias registradas no Sistema da Qualidade, de modo a se integrar no ciclo de PDCA da cooperativa. 

Algumas das melhorias destacadas pela cooperativa foram:

• Redesenho dos processos do PMO com identificação de lacunas;
• Elaboração de procedimentos com diretrizes em gerenciamento de projetos;
• Envolvimento da alta administração no levantamento e priorização dos projetos;
• Definição dos critérios de priorização dos projetos;
• Criação do Comitê de Projetos, formado pelos superintendentes;
• Criação do Grupo Técnico de Projetos, formado pelas áreas de apoio;
• Implantação da análise de viabilidade econômica dos projetos, em parceria com a Controladoria;
• Formalização da documentação técnica para os projetos;
• Melhorias nos sistemas de informação de projetos;
• Workflow de aprovação das aquisições em projetos pelo PMO, em parceria com Suprimentos;
• Capacitação e formação de líderes técnicos em Projetos;
• Implantação da Gestão da Mudança em Projetos, com alçada de aprovação;
• Implantação da avaliação de eficácia em projetos, em parceria com a Controladoria;
• Criação do Banco de Lições Aprendidas e Biblioteca de Projetos;
• Implantação da pesquisa de satisfação em gerenciamento de projetos;
• Implantação e certificação na metodologia internacional PMO Value Ring.

Desenvolvimento e metodologia

O PMO da Unimed Vitória encontra-se diretamente ligado, na estrutura hierárquica, à Presidência da organização, atuando com uma estrutura do tipo diretiva e consultiva, na esfera de gerenciamento de projetos corporativos.

Toda a metodologia redesenhada para o Escritório Corporativo foi baseada nas melhores práticas do Guia PMBok (sigla em inglês para Project Management Body of Knowledge, ou Conjunto de Conhecimentos sobre a Gestão de Projetos).

O macroprocesso consiste em cinco grupos de processo, sendo eles:

1. Iniciação: levantamento e priorização dos projetos corporativos;
2. Planejamento: detalhamento do cronograma e orçamento dos projetos priorizados;
3. Execução: atendimento às dez áreas de conhecimento em gerenciamento de projetos;
4. Monitoramento e Controle: aderência à documentação técnica e reportes para a alta administração;
5. Encerramento: verificação de eficácia dos projetos, inclusive no âmbito orçamentário e físico.

Uma das lacunas de maior relevância identificada no redesenho do PMO foi a dinâmica de levantamento dos projetos para compor o portfólio de 2019 - realizado em 2018. Neste processo, foram realizados 13 fóruns, com duração total de 40 horas, envolvendo aproximadamente 80 líderes. Como resultado foram sugeridos 295 projetos.

Já para a composição do portfólio de projetos de 2020 - realizado ainda em 2019 -, foi feito apenas um workshop com a alta administração e conselho administrativo, com duração de quatro horas de trabalho, envolvendo aproximadamente 31 líderes, divididos em 9 grupos. Este processo resultou em 18 projetos prioritários, votados pelo próprio grupo e atrelados ao mapa estratégico.

Essa melhoria teve um impacto sistêmico positivo em todo o processo, tornando os projetos mais assertivos, robustos, complexos e focados na estratégia da cooperativa.

Fluxo de trabalho

Para cada projeto, são realizadas reuniões no mínimo mensais, nas quais são analisados o cronograma de entregas e o respectivo orçamento. Além disso, o andamento dos projetos é reportado à alta administração nas reuniões mensais de acompanhamento do planejamento estratégico.

Dependendo da demanda, o Comitê de Projetos se reúne semanalmente para tratar pautas específicas. No final de cada ano, o PMO realiza o inventário de todas as melhorias identificadas para o próximo ciclo e cadastra uma ocorrência no software da Qualidade visando à implantação no ano seguinte.

Resultados e aprendizados

O processo de gerenciamento de projetos se relaciona diretamente com a estratégia da cooperativa e com a área de Controladoria. Além disso, promove a integração e fomenta melhoria nos processos das áreas de apoio, como Suprimentos, Tecnologia e Marketing.

Entre os resultados de todas as práticas implementadas no PMO, a Unimed Vitória destaca:

• Priorização de 100% dos projetos levantados no ciclo 2019-2020, enquanto que no ciclo 2018-2019 foram priorizados apenas 29% dos projetos;
• Aumento orçamentário de 66% no portfólio corporativo de 2019 se comparado ao ano de 2018;
• Redução na perda orçamentária, que passou de 64,9% em 2018 para 22,7% em 2019;
• Aumento do nível de maturidade no Maturity by Project Category Model (MPCM), de 3,07 em 2018 para 3,60 em 2019;
• Maior controle de todas as mudanças em projetos relacionadas ao escopo;
• Aumento de 24% de projetos com cronograma em atraso devido à implantação de controle mais assertivo por meio do monitoramento da linha de base – o que significa que a cooperativa tem ações de correção de rota mais eficazes;
• Apresentação dos resultados obtidos no encerramento dos projetos com validação da área de controladoria;
• Colaboradores do PMO certificados na metodologia do PMO Value Ring

CONTATO DA COOPERATIVA

Janaina Dos Santos Betzel Carvalho, gerente de Estratégia, Novos Negócios e Projetos - janainacarvalho@unimedvx.com.br