Contexto e desafios

As cooperativas devem assegurar a prática da gestão democrática dos membros, utilizando mecanismos de governança cooperativa e garantindo equidade de tratamento, transparência e prestação de contas responsável. 

Com isso em vista e para acompanhar o crescimento progressivo do quadro social, a cooperativa de crédito Viacredi decidiu implementar a realização de pré-assembleias nas comunidades onde possui postos de atendimento.

O objetivo das reuniões, realizadas antes das assembleias gerais, é facilitar a participação democrática dos cooperados em razão de aspectos geográficos e, com isso, atingir um maior índice de representatividade. 

Para a cooperativa, a iniciativa viabiliza uma gestão democrática consistente e qualitativa, ao estimular a participação dos cooperados nas discussões, e permite contar com associados conscientes e preparados para uma gestão transparente.

Desenvolvimento e metodologia

O objetivo da Viacredi é prestar contas a pelo menos 15% do seu quadro social, uma meta que está atrelada ao Plano de Participação dos Resultados (PPR). As pré-assembleias são realizadas em espaços físicos, nas comunidades em que a Viacredi possui postos de atendimento. 

São promovidos mais de um evento por posto de atendimento, para dar aos cooperados diferentes opções de datas e locais de acesso. Os locais mapeados geralmente são associações de moradores, associações empresariais e comerciais, escolas, clubes e instituições religiosas. Grande parte dessas instituições tem algum vínculo com a cooperativa, o que torna o processo mais simples e objetivo. 

A Viacredi também realiza pré-assembleias dentro de empresas conveniadas, que abrem um espaço durante o horário de expediente dos cooperados que nelas trabalham. 

Esses eventos não têm caráter deliberativo. A pauta contempla todos os assuntos a serem apresentados na assembleia geral, permitindo aos cooperados esclarecer dúvidas e apresentar críticas e sugestões. 

Os assuntos abordados se referem à prestação de contas do ano anterior, apresentação da proposta de distribuição das sobras, plano de trabalho para o ano seguinte, resultado do Programa de Integração de Desenvolvimento dos Cooperados e Comunidade (Progrid) e demais temas de interesse.

As pré-assembleias são conduzidas pela gestão da cooperativa (presidência, diretoria e gerência) e são sempre acompanhadas por um coordenador do posto de atendimento que está realizando o evento. 

A Viacredi entrega aos participantes um relatório com os principais resultados da cooperativa, para que, além da prestação de contas durante o evento, o cooperado ainda tenha a oportunidade de levar esse material para casa e compartilhar as informações com sua família.

Convite e divulgação

Para alcançar um número expressivo de participações, a cooperativa investe em ações de comunicação direcionada, como envio de mala-direta aos cooperados convidando-os a participar da pré-assembleia e da assembleia geral; envio de SMS para convite e confirmação; comunicação digital nos ambientes de autoatendimento (site e caixas eletrônicos); e comunicação impressa nos postos de atendimento.

Nas agências também são feitos convites presenciais durante o atendimento. A Viacredi organiza ainda uma equipe de colaboradores temporários que, de janeiro a abril, entram em contato telefônico com os cooperados, convidando-os a participar das pré-assembleias. Por fim, os comitês educativos, órgãos consultivos e voluntários também auxiliam na mobilização e no engajamento do quadro social para os eventos.

As participações são registradas através de assinatura em fichas de presença ou de forma automatizada, por meio do cartão magnético da conta do cooperado. Todas as participações são lançadas em um sistema específico, que registra o histórico de participações dos cooperados nos eventos educativos na cooperativa.

Ano a ano, a Viacredi se desafia a pensar em alternativas diferenciadas de prestação de contas, tendo como universo a ser explorado a utilização dos canais digitais. 

Resultados e aprendizados

Segundo a cooperativa, as pré-assembleias reforçam o senso de pertencimento dos cooperados, levando até eles assuntos de seu interesse e da cooperativa. O processo conscientiza o cooperado a exercer seu direito de vez e de voz, manifestando sua opinião e contribuindo para a gestão do negócio. Como consequência da participação efetiva, o cooperado se relaciona mais com a cooperativa e aumenta sua fidelidade.

O evento cria oportunidades de diálogo transparente entre o associado e a Viacredi, propiciando um melhor relacionamento e aproximação entre eles. Outro ponto positivo é a aproximação com empresas conveniadas e outras entidades, que abrem seus espaços de forma parcial ou totalmente gratuita para que o evento possa ocorrer em locais que o cooperado já conhece e frequenta.

Essas empresas e instituições apoiam a cooperativa na divulgação do evento, entregando materiais impressos e permitindo a instalação de faixas e banners nas suas dependências. Com essas parcerias, a Viacredi fortalece o relacionamento com as instituições.

CONTATO DA COOPERATIVA

Micheli Fernanda Kraemer do Nascimento, coordenadora de Gestão de Projetos e Melhoria Contínua, Compliance, Controles Internos e Riscos da Viacredi - micheli@viacredi.coop.br