Unimed Ponta Grossa implementa novo processo de assembleia no formato on-line, aumentando a inclusão e participação dos cooperados.
2024
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Cooperativa de Trabalho Médico - Unimed Ponta Grossa
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Prêmio Somos Coop Excelência em Gestão
Governança
A cooperativa implementou um novo processo em suas assembleias. As reuniões agora são online e, desta forma, os cooperados podem participar independente da sua localização, aumentando a inclusão e participação democrática. Um hotsite foi criado e as ferramentas online para realização assembleias foram fundamentais para a realização das assembleias. No hotsite é centralizada todas as informações relevantes que podem ser acessadas pelos cooperados, como manuais de participação, edital de convocação e canais para envio de sugestões e informações pré-assembleares. Isso simplifica o processo e torna mais fácil para os cooperados se envolverem.
Contexto e desafios
A transição das assembleias presenciais para o formato online, especialmente durante a pandemia, trouxe consigo uma série de desafios e oportunidades para melhorar o processo assemblear. O desenvolvimento de um hotsite exclusivo foi uma excelente iniciativa para facilitar a participação dos cooperados e melhorar a eficiência do processo.
Após o desenvolvimento de um hotsite exclusivo e a adoção de ferramentas online para realizar assembleias houve uma série de benefícios para a cooperativa, incluindo maior acessibilidade, transparência, eficiência e redução de custos. Essas medidas também podem ajudar a promover a participação e o engajamento dos cooperados, fortalecendo assim a governança e a democracia interna da organização.
Desenvolvimento e metodologia
O processo assemblear é cuidadosamente planejado para promover a participação consciente e efetiva dos cooperados no processo decisório. Os critérios para a realização das Assembleias Gerais Ordinárias (AGO) e extraordinárias (AGE) são detalhados no Capítulo V – Órgãos Sociais, Seção I – Assembleia Geral do Estatuto Social da cooperativa.
Todos os materiais necessários para essas plenárias são disponibilizados em um hotsite exclusivo, onde os cooperados podem acessar manuais que os auxiliam na participação, bem como o edital de convocação e canais para envio de sugestões, entre outros recursos. Além disso, são realizados workshops preparatórios com o objetivo de garantir o sucesso das assembleias.
Para garantir também uma ampla divulgação do edital de convocação, este é publicado em jornais de grande circulação na cidade com pelo menos 10 dias de antecedência. Além disso, os cooperados recebem o edital via WhatsApp, têm acesso ao Portal dos Cooperados e encontram informações nos murais da cooperativa.
Esse cuidado com a transparência e a comunicação eficaz visa garantir que todos os cooperados estejam bem-informados e tenham a oportunidade de participar ativamente das decisões que afetam a cooperativa. Antes das assembleias, a Secretaria da Governança alinha todas as informações necessárias que devem estar disponíveis no Hotsite como manuais, editais, materiais de apoio e links que direcionam a páginas para participação online e plataforma para votação.
Após o sistema estar parametrizado de acordo com a necessidade da Assembleia, os informativos são enviados aos Cooperados por WhatsApp e disponibilizados no Portal do Cooperado que pode ser acessado por usuário e senha pessoal.
As assembleias ocorrem normalmente e são feitas no formato híbrido, ou seja, permitem a presença física ou virtual. Porém a votação, obrigatoriamente, tem que ocorrer via ferramenta, garantindo assim a contabilização dos votos de forma mais rápida, eficiente e confiável.
A coordenação e verificação de todo este processo é realizado pela Secretaria da Governança. E a implementação desse novo processo ajudou a promover a participação e o engajamento dos cooperados, fortalecendo assim a governança e a democracia interna da organização.
Resultados e aprendizados
O desenvolvimento do hotsite exclusivo e a adoção de ferramentas online para realizar assembleias trouxeram vários benefícios para a cooperativa, incluindo maior acessibilidade, transparência, eficiência, redução de custos e sustentabilidade.
- Acessibilidade: Sendo reuniões online, os cooperados podem participar independente da sua localização, aumentando a inclusão e participação democrática;
- Facilidade de participação: Hotsite é um local centralizado para que os cooperados acessem todas as informações relevantes, como manuais de participação, edital de convocação e canais para envio de sugestões e informações pré-assembleares. Isso simplifica o processo e torna mais fácil para os cooperados se envolverem;
- Transparência: ao disponibilizar materiais relevantes pré-assembleares, como documentos e informações sobre as pautas a serem discutidas, o hotsite promove transferência e permite que os cooperados se preparem adequadamente para as plenárias;
- Eficiência: utilização de uma plataforma de votação online facilita o processo de contagem de votos e reduz a possibilidade de erros. Isso torna o processo mais eficiente e confiável;
- Redução de custos e impacto ambiental: a mudança para assembleias online pode reduzir os custos associados à realização de eventos presenciais, como aluguel de espaço e custos de viagem. Ao eliminar a necessidade a necessidade de cédulas de papel, o processo se torna mais sustentável e amigável ao meio ambiente;
- Melhoria contínua: o hotsite pode incluir recursos para coletar feedback dos cooperados sobre o processo assemblear online, permitindo que a cooperativa identifique áreas de melhoria e faça ajustes conforme necessário.
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