Contexto e desafios

Em meio a seus diversos projetos, a cooperativa mineira de saúde Unimed-BH, que reúne mais de 5 mil médicos cooperados, enxergou a necessidade de reestruturar o gerenciamento de suas iniciativas estabelecidas. 

Com isso, a ideia é dar suporte tanto ao crescimento do negócio quanto às medidas de inovação da cooperativa. Assim, a Unimed BH consegue assegurar a integração das iniciativas com o seu planejamento estratégico. 

A Unimed-BH avaliou que o gerenciamento efetivo dos projetos é necessário para organizar as iniciativas de uma forma efetiva. Dessa forma, em 2001, a cooperativa tomou medidas para aprimorar esse processo. 

Desenvolvimento e metodologia

A Unimed-BH estabeleceu sua dinâmica de gerenciamento de projetos por meio da utilização de boas práticas reconhecidas no mercado e também adequadas às necessidades e à realidade da cooperativa.

Nesse cenário, a elaboração, execução e monitoramento dos projetos da Unimed BH obedecem às seguintes etapas:

• Estudo: trata-se da etapa inicial do projeto, quando a cooperativa decide quais são os resultados esperados e elabora o plano de trabalho que permitirá atingi-los. Depois disso, o projeto é submetido à aprovação pelos responsáveis, que o avaliam dentro do portfólio de projetos da Unimed-BH. 
• Execução: é o processo de realização do projeto na busca por atingir os resultados esperados que foram definidos na etapa anterior. 
• Encerramento: se dá com a conclusão dos trabalhos e o levantamento das lições aprendidas no decorrer da execução. Com isso, a ideia é buscar a melhoria contínua dos processos. 
• Monitoramento e controle: acontece no decorrer das três etapas prévias, a fim de assegurar a visibilidade e a transparência do projeto. Para tanto, a Unimed-BH reporta o status de realização das iniciativas e acompanha os indicadores relevantes. Além disso, nessa fase também há o controle da conformidade na execução do plano de trabalho. Diante disso, o projeto pode passar por mudanças de rota.

O Escritório Corporativo de Projetos da Unimed-BH é o setor responsável pelo gerenciamento de projetos, acompanhando as entregas, os prazos e o consumo da verba disponibilizada. Uma auditoria interna contribui para a governança do gerenciamento. 

Resultados e aprendizados

Com o passar do tempo, o Escritório Corporativo de Projetos, que ficava dentro do setor de tecnologia, foi realocado para a superintendência de planejamento e novos negócios da Unimed-BH. Em decorrência disso, houve a mudança da liderança dos projetos, que passou da área de tecnologia da informação para as áreas de negócio. 

O projeto também ganhou um plano de comunicação por meio de reuniões mensais com os superintendentes.

Desde o início, a Unimed-BH notou que projetos com maior alinhamento ao planejamento estratégico e geração de valor para a cooperativa passaram a ser priorizados. Consequentemente, isso gerou impacto positivo nos resultados dos projetos realizados. 

Por fim, outros resultados observados foram:

• Maior sucesso com a atuação proativa em relação aos riscos
• Alinhamento entre todas as partes envolvidas, assegurando a transversalidade
• Otimização dos recursos
• Maior qualidade das entregas

CONTATO DA COOPERATIVA

Pedro Colares, gerente de Planejamento, Processo e Projetos - pedro.colares@unimedbh.com.br