Contexto e desafios

Em meio a um ambiente de negócios com o acirramento das regulações sobre governança, a Unimed-BH, uma das cooperativas de saúde mais importante do país, apostou na implementação de um programa de compliance. A iniciativa surgiu com o objetivo de assegurar boas práticas de mercado e estimular a integridade nos negócios.

A ideia do programa de compliance é reforçar o que a gestão da cooperativa espera dos cooperados e funcionários, além de estabelecer diretrizes para diversos processos. Tudo isso foi idealizado a fim de estimular uma atuação ética, íntegra e transparente.

A existência de uma diretriz para o cumprimento das obrigações legais e regulatórias foi o passo inicial que levou ao desenvolvimento do Programa de Compliance na Unimed-BH. Dentro desse cenário, o projeto teve início em outubro de 2014.

A publicação, em 2015, de decretos federais que fortalecem programas de compliance ajudou a impulsionar o programa, mostrando que a cooperativa estava se antecipando às novas demandas regulatórias.

Assim sendo, o Programa de Compliance da Unimed-BH busca descrever como a cooperativa desenvolve as atividades age para alcançar e manter a integridade em seus negócios e a conformidade com as leis e regulações. Esse processo é pautado na identidade da organização e almeja construir uma cultura sólida de compliance na cooperativa.

Desenvolvimento e metodologia

O planejamento de 2016 da Unimed-BH estabeleceu o fortalecimento do compliance como um dos principais objetivos estratégicos da cooperativa. Para cumprir esse objetivo, o Programa de Compliance precisa:

• Proporcionar um ambiente capaz de valorizar e estimular a conformidade dos processos e a integridade das pessoas, de maneira a fortalecer a cultura do compliance.
• Garantir que os valores corporativos estejam sempre presentes nas interações com os clientes, fornecedores e colaboradores.
• Assegurar o cumprimento de leis e regulamentos internos e externos, a fim de mitigar riscos de compliance e imagem.
• Treinar e orientar os colaboradores sobre os assuntos que permeiam e sustentam o compliance na cooperativa.

O programa de Compliance da Unimed-BH, portanto, é um conjunto de práticas para que a cooperativa siga as obrigações legais e proteja sua imagem e integridade. A iniciativa ainda incentiva as pessoas ligadas à entidade para que elas possam conhecer, disseminar, interagir, reportar e engajar com integridade, ética e transparência nas relações e ações ligadas à Unimed-BH.

Colocando o compliance em prática

O Programa de Compliance da Unimed-BH é construído e executado a partir de uma série de ações. São elas:

• Conhecer: de início, é importante que todos os públicos da Unimed-BH tenham conhecimento do Programa de Compliance, bem como dos códigos, políticas e procedimentos de conduta ética, em conformidade com as diretrizes da cooperativa.
• Disseminar: tornar o Programa de Compliance amplamente conhecido e difundir suas práticas e as posturas esperadas pelos colaboradores em toda a atuação ligada à cooperativa.
• Interagir: a equipe de compliance é estimulada a interagir com as diversas áreas da cooperativa, a fim de criar linhas de comunicação. Isso potencializa a recomendação de práticas de compliance e facilita o reporte de preocupações e situações que podem infringir as normas.
• Reportar: a ideia é que os colaboradores possam comunicar assuntos relacionados ao compliance aos seus líderes e, também, ao corpo diretivo da Unimed-BH.
• Engajar: conquistar o engajamento dos colaboradores e cooperados com os aspectos de compliance é o grande ponto do programa. O desenvolvimento se dá por meio de treinamentos contínuos, da tomada de consciência da atuação íntegra e do pertencimento de cada pessoa.

A abrangência do Programa de Compliance em cada negócio da Unimed-BH tem uma estrutura que se inicia com o levantamento do panorama com aspectos e elementos que constituem a base legal e funcional para cada um dos negócios da cooperativa.

Depois disso, há o estabelecimento das formas de parâmetros aceitáveis, prazos, responsáveis, procedimentos e registros, a fim de garantir a conformidade. Em seguida, foi hora de mobilizar as pessoas e garantir a adesão dos setores às normas internas e externas para manutenção do compliance.

Para garantir a efetividade da Política de Compliance, a Unimed-BH monitora e mensura a aderência aos requisitos dos reguladores e às normas internas e externas, de forma a avaliar os riscos. Quando esses riscos ou desvios de conduta são identificados, a iniciativa age para retomar a conformidade, funcionando como uma auditoria de compliance.

Por fim, o projeto segue aberto a propostas de melhorias, a partir de um mapeamento do ambiente interno e externo, defendendo os interesses da Unimed-BH com ética e respeito à integridade dos negócios da cooperativa.

Controle e incentivos

O monitoramento do Programa de Compliance na Unimed-BH é realizado pelo acompanhamento dos indicadores relevantes para as operações. Eles são acompanhados em três níveis: estratégicos, gerenciais e operacionais.

Nesse sentido, a Agência Nacional de Saúde Suplementar (ANS), o órgão regulador do setor, já realiza monitoramentos em prol da conformidade das operadoras de planos de saúde à aderência aos processos de regulação, qualidade de atendimento e acesso e satisfação de clientes.

O Programa de Compliance da Unimed-BH também monitora  as exigências do Ministério da Saúde, da Anvisa, Secretarias de Vigilância Sanitária Estadual e Municipal, bem como obrigações empresariais e ainda a conexão com o Sistema Unimed. Essas avaliações são realizadas ou monitoradas pela Coordenação de Compliance e entregues para os responsáveis em busca de melhorias.

As informações enviadas para os órgãos reguladores são analisadas pela Coordenação de Compliance. Dessa forma, a cooperativa zela pela conformidade às normas e propõe ajustes quando identifica pontos que podem ser aprimorados por meio de recomendações e planos de ações.

Controles eficazes devem garantir o cumprimento das obrigações de compliance e o tratamento de falhas para prevenir reincidências nas falhas captadas. Além das conferências das bases, também são realizadas análises críticas de conformidade nos processos críticos, em busca de manter a integridade e coerência dentro de toda a cooperativa. Também são monitoradas as obrigações legais, por meio do calendário regulatório.

A partir de ações proativas de análise das normas e processos, o Programa de Compliance atua para inibir ações que possam gerar inconsistências regulatórias e reputacionais que colocam o futuro da Unimed-BH em risco. A cooperativa, então, desenvolve treinamentos sobre o código de conduta para seus colaboradores desde o ingresso deles na entidade.

Assim, a Unimed-BH realiza o alinhamento do padrão de atuação de cada colaborador, visando à minimização de comportamentos inadequados ou desalinhados, que possam ocasionar situações indesejadas.

Ações de compliance são divulgadas em reuniões mensais com os colaboradores designados por seus gestores. São os facilitadores de compliance, responsáveis por transmitir aos colaboradores de seu próprio setor os temas abordados. A ideia é identificar pontos que devem ser identificados e ajustados antecipadamente, antes que eles causem problemas e desvios.

O Programa de Compliance da Unimed-BH é revisado anualmente, de forma a se ajustar à maturidade da cooperativa e às novas normas regulatórias e legais.

Resultados e aprendizados

Desde sua implantação, o Programa de Compliance da Unimed-BH já passou por diversas melhorias nos processos, a fim de manter a conformidade e a integridade do negócio. Nessa seara, em 2015, a Coordenação de Compliance implantou os indicadores transversais para as áreas de negócio da Unimed-BH. São indicadores que têm a capacidade e o potencial de oferecer uma visão mais ampla do desempenho de um determinado objetivo estratégico.

Essa iniciativa proporciona uma visão mensal de informações que são monitoradas pelos órgãos reguladores. Assim, a cooperativa consegue corrigir processos inconsistentes e atingir metas estabelecidas pelo compliance.

O Programa de Compliance da Unimed-BH se alinha, ainda, com o quinto princípio do cooperativismo: educação, formação e informação. O compliance da Unimed-BH trabalha para manter a cooperativa sustentável e digna da confiança de seus clientes e parceiros, estimulando, ainda, a evolução de todo o setor de saúde.

CONTATO DA COOPERATIVA

Área de Compliance: compliance@unimedbh.com.br