Contexto e desafios

A Coocafé (Cooperativa dos Cafeicultores da Região de Lajinha), fundada em Minas Gerais em 1979, passou por uma expansão de seus negócios entre os estados de Minas e Espírito Santo e se deparou, então, com um grande desafio de governança: tornava-se cada vez mais difícil levar e recolher informação de todos os cooperados e das regiões em que atua. Foi assim que a cooperativa agrícola resolveu criar, em 2012, um Conselho Consultivo para fortalecer a interação com seus membros.

Este Conselho, formado por pelo menos um representante de cada cidade onde a Coocafé tem uma unidade comercial, permite à cooperativa saber em primeira mão como as comunidades percebem as ações desenvolvidas por ela e ajuda a definir as prioridades e os rumos que a Coocafé deve escolher, como investimentos, abertura de mercados e desenvolvimento de novos negócios. A Coocafé também leva aos conselheiros ações que serão disseminadas posteriormente, a fim de aprimorá-las ou ajustá-las antes do lançamento ao público geral.

O Conselho teve início com dez membros e hoje conta com 34 participantes, que representam todas as unidades comerciais. Ao criá-lo, a Coocafé ampliou seus canais de comunicação com as comunidades, uma vez que líderes comunitários estão em constante contato com a equipe da Coocafé em reuniões formais e estruturadas. A prática está alinhada ao segundo, ao quinto e ao sétimo princípios do cooperativismo: “Gestão democrática”, “Educação, formação e informação” e “Interesse pela comunidade”.

Desenvolvimento e metodologia

De acordo com o regimento interno, o Conselho Consultivo é presidido pelo presidente do Conselho de Administração da Coocafé. Já os potenciais conselheiros são indicados pelos supervisores das unidades da cooperativa. 

Os candidatos passam pela avaliação da Diretoria Executiva da Coocafé, das superintendências e do analista de Desenvolvimento Cooperativista. Em seguida, são entrevistados pelo diretor-presidente da cooperativa e convidados pessoalmente por ele a integrar o Conselho. O candidato ao Conselho Consultivo deve estar em dia com suas obrigações estatutárias e ser atuante em sua comunidade. 

De forma planejada, esses líderes participam de reuniões quatro vezes ao ano, em ambiente fechado, em Lajinha-MG, cidade-sede da cooperativa. Há uma pauta com uma base pré-definida:

• 1ª reunião do ano - Ocorre normalmente em fevereiro ou março, período que antecede a assembleia. O principal objetivo é informar e obter retorno quanto aos principais assuntos que serão abordados na Assembleia Geral Ordinária.
• 2ª reunião do ano - Ocorre em maio ou junho, período próximo à safra de café. O objetivo principal é saber quais as expectativas para a colheita.
• 3ª reunião do ano - Ocorre normalmente entre julho e agosto, época que antecede os principais eventos da Coocafé: Feira de Negócios e Coocafest. A reunião é utilizada para apresentação do escopo dos eventos.
• 4ª reunião do ano - Ocorre normalmente entre novembro e dezembro. Nesse momento, é realizada uma análise dos principais fatos do ano.

Além dessa pauta predefinida, as reuniões sempre são iniciadas com as respostas às demandas levantadas no encontro anterior. Cada reunião é dividida em duas partes:

• Primeira parte - Apresentação da cooperativa, de acordo com os tópicos listados acima;
• Segunda parte - Todos os conselheiros dão depoimentos de cerca de cinco minutos cada, transmitindo suas opiniões sobre os trabalhos apresentados e informando como a comunidade percebeu a atuação da cooperativa (elogios, críticas, sugestões, reclamações e questionamentos). Também há um momento para sugestão de assuntos para as próximas reuniões.

Com base nessas sugestões de pauta, eventualmente a cooperativa convida um especialista para realizar uma apresentação. Temas como cooperativismo, diversificação, sustentabilidade e motivação já foram abordados.

Transformando demandas em ações

Durante a reunião do Conselho Consultivo, o gerente de Marketing toma nota das ponderações que posteriormente serão formalizadas em ata. Os depoimentos também são gravados a fim de contribuírem para o registro dos feedbacks que dependem de soluções futuras. 

Em seguida, essas demandas são listadas em uma planilha e são direcionadas aos responsáveis das unidades do conselheiro em questão, caso haja a necessidade. A área de Comunicação também acompanha o status da demanda e dá um retorno seja ao Conselho de Administração, seja ao Conselho Consultivo em suas próximas reuniões. 

Os encontros, que duram cerca de quatro horas, são conduzidos pelo diretor-presidente da Coocafé e obrigatoriamente contam ainda com a participação do Conselho Administrativo. O Conselho Fiscal também é convidado a participar.

A cada dois anos é realizada uma renovação dos membros do Conselho Consultivo para que seja possível inserir novas experiências e dar oportunidade de participação a outros cooperados. Com o sucesso da prática, o Conselho não só tem sido renovado, como também expandido para mais comunidades e membros.

Resultados e aprendizados

O Conselho Consultivo é uma importante experiência no que diz respeito à difusão do cooperativismo e ao recebimento de feedbacks do quadro social e das comunidades para a Diretoria, gerando oportunidades para melhorar a gestão. A prática também tem sido útil no que diz respeito ao processo sucessório, uma vez que permite a identificação de lideranças – cinco membros do Conselho de Administração e Fiscal foram oriundos do próprio Conselho Consultivo.

Entre as ações e projetos que nasceram a partir de demandas e depoimentos feitos durante as reuniões estão a criação de novas unidades - por exemplo, em Brejetuba-ES -, remodelagem de processos internos, abertura de sala de provas de café, campanhas de comunicação, trabalhos de marketing, adequações na equipe de colaboradores, implantação de projeto social e realizações de reuniões comunitárias e “Dias de Campo”.

Embora a Coocafé sempre tenha investido em ações com a comunidade, essa foi a primeira iniciativa estruturada no que diz respeito à criação de um grupo com relação direta e constante com a marca. Além dos benefícios relacionados ao cooperativismo como um todo, a ação vem extrapolando e trazendo ganhos também em áreas como marketing e comportamento do consumidor.

“Faço parte do Conselho Consultivo e é nos encontros que a gente traz as ideias da comunidade e ouve outras ideias compartilhadas lá”, relata João Dias de Lima, cooperado Coocafé Iúna-ES. “Estou muito satisfeito. Há cinco anos participo desse conselho e aprendo muito com a Coocafé, porque é uma cooperativa transparente”.

CONTATO DA COOPERATIVA

Atendimento: coocafe@coocafe.com.br